Теория менеджмента и организации методичка

МОДУЛЬ 5. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Тема14. Разработка предложений по совершенствованию системы управления организацией и оценка их эффективности

Лекция

План лекции:

1.  Методы разработки предложений по совершенствованию системы управления организацией.

2.  Оценка эффективности предложений.

3.  Совершенствование системы управления организацией с применением методов реинжиниринга.

4.  Использование результатов проведенного исследования системы управления организацией.

5.  Модели успешного проведения организационных изменений.

Термины:

Эффективность предложений, процесс, реинжиниринг, горизонтальное сжатие, вертикальное сжатие, модель успешного проведения организационных изменений К. Левина, модель успешного проведения организационных изменений Л. Грейнера.

Основная литература:

Пужаев, А. В. Исследование систем управления: Конспект лекций. – С. ПБ,: СПбГИЭУ, 2008. – 137 с. (Глава 3. «Методы совершенствования систем управления»).

Мильнер, Б. З. Теория организации: Учебник. – М.: ИНФРА-М, 2010. – С 174-180. (Глава 10 «Бюрократические системы», глава XIII «Будущее»).

Практическое занятие

Вопросы для обсуждения:

Самостоятельная работа

Пужаев, ст. 102

Тема 15. Организационное проектирование

Лекция

План лекции:

1.  Структурный подход к организации.

2.  Значение и задачи организационного проектирования.

3.  Основные методологические принципы.

4.  Процесс формирования организационной структуры.

5.  Методы проектирования структур.

6.  Оценка эффективности организационных проектов.

7.  Корректировка организационных структур.

Термины:

Проектирование организационной структуры, методы проектирования структур, метод аналогий, метод структуризации целей, метод организационного моделирования.

Основная литература:

Мильнер, Б. З. Теория организации: Учебник. – М.: ИНФРА-М, 2010. – 864 с. (Часть II «Структуры», глава XIII «Будущее»).

Практическое занятие

Вопросы для обсуждения:

Что является основой методологии организационного проектирования?

В чем заключается системный подход при организационном проектировании?

Перечислить стадии процесса организационного проектирования. Каково их содержание?

Охарактеризовать методы организационного проектирования. Каково их практическое использование?

Назвать критерии оценки эффективности организационных решений.

Какие показатели могут использоваться при оценке эффективности организационной структуры?

Указать факторы, вызывающие необходимость корректировки организационных структур.

Какие взаимосвязи существуют между стратегией и организационной структурой?

Какие этапы анализа стратегии используются при разработке и совершенствовании организационной структуры?

Самостоятельная работа

Глоссарий

Адаптивная структура – организационная структура, позволяющая гибко реагировать на изменения в окружающей среде, и тем самым принципиально отличающаяся от механистической (или бюрократической) структуры. Для более четкого реагирования организации на изменения окружающей среды и применения новых технологий, были разработаны адаптивные организационные структуры. Их можно было быстро модифицировать в соответствии с изменениями окружающей среды и потребностями организации. Эти системы также называются органическими структурами. Органическая структура строится на целях и допущениях, отличающихся от тех, что лежат в основе бюрократии.

Анкетирование – основной инструмент опроса; представляет собой социологический документ, содержащий структурно-организованный набор вопросов, каждый из которых связан с задачами проводимого исследования. Эта связь выражается в необходимости получения информации, отражающей характеристики изучаемого объекта.

Бюрократия — это социальный слой профессиональных управленцев, включенных в организационную структуру, характеризующуюся четкой иерархией, «вертикальными» информационными потоками, формализованными способами принятия решений, претензией на особый статус в обществе.

Вертикальная дифференциация – иерархия управления в организации.

Вертикальное сжатие – передача прав принятия решений работникам.

Власть – это возможность и способность навязать свою волю, воздействовать на деятельность и поведение других людей, даже вопреки их сопротивлению. Суть власти не зависит от того, на чём основана такая возможность. Власть может базироваться на различных методах: демократических и авторитарных, честных и нечестных, насилии и мести, обмане, провокациях, вымогательстве, стимулировании, обещаниях и т. д.

Внешняя среда организации – совокупность элементов

Внутренняя среда организации – совокупность встроенных элементов, которые определяют способность и степень интеграции организации во внешнюю среду (производственно-техническая, финансовая, кадровая подсистемы).

Генезис – происхождение, возникновение, (за)рождение.

Глубина работ – объем контроля, который осуществляет работник в ходе контроля.

Горизонтальная дифференциация – степень разделения труда между отдельными структурными единицами организации.

Горизонтальная специализация – дифференциация функций в организации.

Горизонтальное сжатие – объединение нескольких работ в одну.

Делегирование полномочий – ключевой инструмент эффективного осуществления процессов децентрализации; передача задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.

Департаментализация – подход к формированию организационной структуры, при котором в зависимости от принятых критериев (рациональный охват контролем, эффективная координация, управление всеми видами деятельности и др.) организация разделяется на структурные блоки (департаменты, отделы, службы).

Департаментализация проектная – разделение деятельности и персонала на временной основе вокруг проекта.

Департаментализация производственная – группировка деятельности и персонала (в больших компаниях с диверсифицированным производством) на базе продукции.

Департаментализация смешанная – разделение деятельности и персонала организации одновременно по нескольким критериям (по продукту, территории, выполняемым функциям и т. д.).

Департаментализация территориальная – создание групп на базе определенной территории, где в той или иной форме осуществляется деятельность организации.

Департаментализация функциональная – группировка работников и деятельности в организации в соответствии с функциями, выполняемыми в рамках фирмы (производство, маркетинг, финансы, бухгалтерский учет, управление персоналом).

Диагностика – процесс установления диагноза, то есть заключения о сущности проблем и состояния объекта, выраженное в принятой в данной сфере терминологии.

Жизненный цикл организации – совокупность стадий развития, которые проходит фирма за период своего существования. Эта теория рассматривается в рамках менеджмента и подразумевает прохождение организацией нескольких этапов развития: становление, рост, зрелость, смерть.

Издержки производства – компонент производственно-технической подсистемы внутренней среды организации; совокупные расходы предприятия как на покупку необходимых ресурсов и оборудования, так и на оплату труда работников.

Инжиниринг – предоставление на коммерческой основе (в форме контракта) различных инженерно-консультационных услуг.

Исследование систем управления — это вид деятельности, направленный на развитие и совершенствование управления в соответствии с постоянно изменяющимися внешними и внутренними условиями.

Качество продукции – компонент производственно-технической подсистемы внутренней среды организации; совокупность свойств, делающих ее пригодной к употреблению в соответствии с назначением.

Конкуренты – элемент внешней среды организации прямого воздействия; фирмы, реализующие аналогичный продукт на тех же самых рынках.

Лидер – лицо в какой-либо группе, пользующееся большим, признанным авторитетом, обладающее влиянием, которое проявляется как управляющие действия.

Лидерство – это функция, соответствующая данной долж­ности, и осуществление ответственности, подразумеваемой на этой позиции.

Линейная структура управления – это самая простая иерархическая структура управления, называемая также пирамидальной или бюрократической. Линейная структура состоит из руководителя (предприятия) и нескольких подчиненных работников, крупные же предприятия могут иметь до 3-4-х и более уровней иерархии.

Малый бизнес – деятельность субъектов малого и среднего бизнеса в России регулируется принятым 24 июля 2007 года Федеральным законом 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации», в котором указаны критерии отнесения предприятия к малому бизнесу. К субъектам малого и среднего предпринимательства относятся внесённые в единый государственный реестр юридических лиц потребительские кооперативы и коммерческие организации (за исключением государственных и муниципальных унитарных предприятий), а также физические лица, внесённые в единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей и осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (далее — индивидуальные предприниматели), крестьянские (фермерские) хозяйства, соответствующие определенным условиям. Ограничение по численности работников (малые предприятия — до 100 работников); ограничение по выручке (с 1 января 2013 г. согласно Постановлению Правительства РФ от 9 февраля 2013 г. N 101 «О предельных значениях выручки от реализации товаров (работ, услуг) для каждой категории субъектов малого и среднего предпринимательства» за предшествующий год без учёта налога на добавленную стоимость для следующих категорий субъектов малого и среднего предпринимательства: микропредприятия — 60 млн рублей).

Масштаб работ – это количество выполняемых (работником, группой, подразделением) работ, их объем.

Материально-техническое обеспечение – система обращения и использования средств труда, основных и оборотных фондов предприятия (материалов, сырья, полуфабрикатов, машин и оборудования).

Материально-техническое обеспечение – система организации обращения и использования средств труда, основных и оборотных фондов предприятия (материалов сырья полуфабрикатов, машин и оборудования). МТО также отвечает и за их распределение по структурным подразделениям и бизнес-единицам и потребление в производственном процессе.

Матричная структура управления – разновидность проектных структур, при которой члены проектной команды подчиняются не только руководителю проекта, но и руководителям тех функциональных подразделений, в которых они постоянно работают.

Метасистема – система, являющаяся надстройкой, описанием для другой системы.

Методы диагностики – принципы и методы распознавания и установления признаков, характеризующих нормальный или отклоняющийся от норм ход процесса. Она обеспечивается совокупностью специальных методов, способов и приемов, направленных на выявление качества знаний, умений и навыков учащихся, нам лучение обратной информации об эффективности его обучающего взаимодействия со школьниками.

Методы проектирования структур –

Метод аналогий в проектировании организационных структур – предполагает использование опыта проектирования структур управления в аналогичных организациях.

Метод структуризации целей в проектировании организационных структур – предусматривает выработку системы целей организации и ее последующее совмещение с разрабатываемой структурой. В этом случае оргструктура управления строится на основе системного подхода, который проявляется в форме графических описаний этой структуры с качественным и количественным анализом и обоснованием вариантов ее построения и функционирования.

Метод организационного моделирования в проектировании организационных структур – способ отражения действительности в упрощенном виде для изучения взаимосвязей составных частей (элементов) объектов, явлений, процессов. Пример — модель успешного проведения организационных изменений Курта Левина – процедура, состоящая из пяти стадий и этапов.

Международный фактор – элемент внешней среды организации косвенного воздействия; ресурсы, материалы, технологии других стран, которые могут быть использованы организацией.

Менеджер – физическое лицо, выполняющее функцию управления от имени владельца организации.

Менеджмент – руководство людьми и организациями в условиях динамичной рыночной экономики.

Модель успешного проведения организационных изменений Л. Грейнера – давление и побуждение, посредничество и переориентация внимания, диагностика и осознание конкретной проблемы, нахождение нового решения и его согласование, эксперимент и выявление результатов, подкрепление и принятие новых методов.

Модель успешного проведения организационных изменений К. Левина – размораживание, изменение (испытание, усвоение), замораживание.

Неформальная организация – сеть взаимодействий в организации, в рамках которой взаимоотношения не носят заранее спроектированного и директивно установленного характера, а возникают под влиянием таких факторов, как общий интерес группы работников, объективная необходимость сотрудничать, личная безопасность и др.

Объем запасов – компонент производственно-технической подсистемы внутренней среды организации; сырье и материалы, необходимые для производственного процесса, а также незавершенное производство, готовую продукцию и товары для перепродажи.

Организационная культура – система целей, ценностей, верований, ожиданий, установок, разделяемых большинством в организации.

Организационная структура управления – это состав взаимосвязь и соподчиненность самостоятельных управленческих подразделений и отдельных должностей, выполняющих функции управления.

Организация – сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, которое функционирует на относительно постоянной основе для достижения общей цели.

Охват контролем – число подчиненных, которые отчитываются перед одним руководителем.

Параметрическое исследование – определение основных внутренних и внешних параметров (факторов), воздействующих на систему управления организацией, их описание и количественная оценка.

Персонал – совокупность лиц, задействованных в деятельности организации и получающих за это заработную плату в соответствии с существующей тарифной системой.

Пирамидальная система организации управления – максимально централизованное управление; процесс управления растянут по многим вертикальным уровням структуры и число этих уровней, в сущности, не лимитировано.

Плоская система организации управления – максимально децентрализованное управление; предполагает ориентацию работников на использование внутренних возможностей подразделений, инициативу и способность персонала самостоятельно принимать решения.

Поставщики – элемент внешней среды организации прямого воздействия; это любое юридическое (организация, предприятие, учреждение) или физическое лицо, поставляющие товары или услуги заказчикам. Поставщик осуществляет предпринимательскую деятельность в соответствии с условиями заключенного договора поставки, который является одним из видов договора купли-продажи. В соответствии с договором поставки поставщик обязуется передать в обусловленный срок или сроки производимые либо закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в других целях, не связанных с личным, семейным, домашним или иным подобным использованием.

Потребители – элемент внешней среды организации прямого воздействия; потенциальные покупатели и клиенты.

Предприятие – самостоятельный хозяйствующий субъект, созданный предпринимателем или группой предпринимателей для производства рыночных товаров и услуг с целью получения прибыли, доли на рынке и удовлетворения потребностей экономических субъектов.

Проектирование организационной структуры – последовательное решение следующих задач: определение типа структуры управления; уточнение состава и количества подразделений по уровням управления; численность административно-управленческого персонала; характер соподчиненности между звеньями организации; расчет затрат на содержание аппарата управления.

Проектная структура управления – временная организация, создаваемая для решения конкретной комплексной задачи (разработка проекта и его реализация).

Проектное управление – управление важными видами деятельности в организации, которые требуют постоянного руководства в условиях строгих ограничений по затратам, срокам и качеству работ.

Производительность труда – компонент производственно-технической подсистемы внутренней среды организации; качественная характеристика затрат труда и показатель их эффективности.

Процесс – набор операций, которые в совокупности создают результат, имеющий ценность для потребителя.

Рабочая сила – способность человека к труду, совокупность физических и духовных способностей, которые человек использует в своей деятельности на благо организации.

Реинжиниринг – система приемов, направленных на существенное повышение эффективности деятельности организации, основным из которых является радикальное изменение структуры организации за счет рассмотрения бизнес-процессов (а не функций).

Рефлексивное исследование – получение качественных и количественных оценок адаптационных возможностей организации и разработка управленческих процедур, обеспечивающих адекватную реакцию на изменения внешней среды.

Рефлексия – обращение внимания субъекта на самого себя и на своё сознание, в частности, на продукты собственной активности, а также какое-либо их переосмысление. Самоанализ. Самооценивание.

Рынок труда – элемент внешней среды организации прямого воздействия; сфера формирования спроса и предложения на рабочую силу. Через него осуществляется продажа рабочей силы на конкретный срок. Особенность рынка труда и его механизма: объектом купли-продажи на нем является право на использование рабочей силы, знаний, квалификации и способностей к трудовому процессу.

Система – (гр. systema (целое) составленное из частей; соединение) — 1) множество закономерно связанных друг с другом элементов (предметов, явлений, взглядов и т. д.), представляющее собой определенное целостное образование, единство; 2) порядок, обусловленный планомерным, правильным расположением частей в определенной связи, строгой последовательностью действий; принятый, установившийся распорядок чего-либо; 3) форма, способ организации чего-либо; 4) совокупность хозяйственных единиц, учреждений, родственных по своим задачам и организационно объединенных в единое целое.

Системный подход – Его основой является  теория систем, которая изначально была применена в области точных наук и в технике. В дальнейшем основные положения теории систем стали использоваться в управлении, что явилось важнейшим вкладом школы науки управления. Основные системные принципы: 1. Целостности. Принципиальная несводимость свойств системы к сумме свойств составляющих её элементов и невыводимость из последних свойств целого; зависимость каждого элемента, свойства и отношения системы от его места, функций и т. д. внутри целого. 2. Структурности. Возможность описания системы через установление её структуры, т. е. сети связей и отношений системы; обусловленность поведения системы поведением её отдельных элементов и свойствами её структуры. 3. Взаимозависимости системы и среды. Система формирует и проявляет свои свойства в процессе взаимодействия со средой, являясь при этом ведущим активным компонентом взаимодействия. 4. Иерархичности. Каждый компонент системы в свою очередь может рассматриваться как система, а исследуемая в данном случае система представляет собой один из компонентов более широкой системы. 5. Множественности описания каждой системы. В силу принципиальной сложности каждой системы её адекватное познание требует построения множества различных моделей, каждая из которых описывает лишь определённый аспект системы и др. Существенным аспектом раскрытия содержания понятия системы является выделение различных типов системы. Предложен ряд классификаций системы, использующих разные основания.

Система управления — состоит из субъекта и объекта управления; субъект управления — тот, кто управляет, объект — кем управляют.

Социально-экономический эксперимент – активное воздействие на объект (предмет) исследования (подразделение организации, рабочая группа, система стимулирования и т. п.), на окружающую его среду и наблюдение за происходящими изменениями.

Социокультурные факторы – элемент внешней среды организации косвенного воздействия; привычки, традиции, нормы потребителей, в соответствии с которыми они осуществляют свои потребительские расходы.

Структура – внутреннее устройство чего-либо..

Структура организации – это фиксированные взаимосвязи, которые существуют между производителями и работниками организации; установленная схема взаимодействия.

Технологии – компонент производственно-технической подсистемы внутренней среды организации; в широком смысле — совокупность методов, процессов и материалов, используемых в какой-либо отрасли деятельности, а также научное описание способов технического производства; в узком — комплекс организационных мер, операций и приемов, направленных на изготовление, обслуживание, ремонт и/или эксплуатацию изделия с номинальным качеством и оптимальными затратами, и обусловленных текущим уровнем развития науки, техники и общества в целом.

Технологические факторы – элемент внешней среды организации косвенного воздействия; изменения в технологиях, нововведения, которые позволяют организации модернизировать либо переориентировать производство.

Труд – целесообразная, сознательная деятельность человека, направленная на удовлетворение потребностей индивида и общества. В процессе этой деятельности человек при помощи орудий труда осваивает, изменяет и приспосабливает к своим целям предметы природы, использует механические, физические и химические свойства предметов и явлений природы и заставляет их взаимно влиять друг на друга для достижения заранее намеченной цели.

Управление – вид трудовой деятельности, процесс воздействия субъекта на объект (человек, группа, коллектив); процесс подготовки, принятия и реализации принимаемых решений во всех областях деятельности организации. Предметом управления непосредственно является труд людей, подчиненных руководству.

Факторный анализ – исследование взаимосвязи факторов организации с помощью статистических методов.

Фирма – самостоятельный экономический субъект, занимающийся коммерческой и производственной деятельностью и обладающий обособленным имуществом. Организация, владеющая предприятием и ведущая на нем свою производственно-хозяйственную деятельность.

Формальная организация – предварительно спланированная структура полномочий и функций, которая устанавливается на основе сложившаяся взаимодействия между компонентами организации.

Функции управления – действия руководителя, повторяемые на циклической основе, направленные на реализацию его институционального предназначения.

Функционализация – разнообразие заданий, которые должны быть выполнены, чтобы достичь целей организации.

Функциональная структуризация – наиболее распространенная форма организации деятельности; это процесс деления организации на отдельные элементы, каждый из которых имеет свою четко определенную, конкретную задачу и обязанности. Группировка персонала по широким задачам, которые они выполняют (производство, маркетинг, финансы и т. д.).

Централизация – степень сосредоточения решений в одних руках, что связано только с формальной властью, т. е. с правами, которыми наделено определенное лицо в организации.

Шаблонная работа – задания однообразные, имеющие минимальный масштаб и глубину.

Экономические факторы – элемент внешней среды организации косвенного воздействия – состояние экономики страны в целом на данный период.

Экспертное оценивание – способы разработки и обоснования решений, основанные на использовании обобщенных мнений специалистов-экспертов.

Эффективность предложений по совершенствованию системы управления организацией – превышение возможных результатов от внедрения разработанных предложений над ожидаемыми затратами на внедрение.